ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administración del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez. El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización, que genera o recibe durante un período determinado, que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa.

El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez.La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios, las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como:

1. Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias.

2. Precautorio: Prevee los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa.

3. Especulativo:Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.

4. Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria.

Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o políticas básicas:

*Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago.
* Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones.
*Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible, sin perder ventas futuras.El impacto de la aplicación de estas políticas en el cumplimiento de los objetivos expuestos requiere del empleo de fórmulas y modelos que posibiliten la disponibilidad del efectivo en las operaciones, a través del empleo de:

Administración del ciclo de efectivo: Modelos económicos matemáticos.
Su administración.La administración del ciclo de efectivo es un elemento importante en la administración del capital de trabajo, al realizar un análisis del mismo se deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales:

Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo:
Es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el efectivo, establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efectúa el cobro por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado

PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS

Estos gastos son los erogados por las actividades tendientes a realizar la función de ventas y comprenden desde que el producto fue fabricado hasta que es puesto en manos del cliente.
Tales funciones se consideran las erogaciones por remuneración a vendedores , gastos de oficina, publicidad y propaganda, etc.Es importante saber manejar dichos gastos donde clasificaremos los conceptos constantes (fijos y regulados y variables en relación con las ventas

PRESUPUESTO DE GASTO DE ADMINISTRACION

En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se deriven directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades d la empresa, ya que su Contenido es tan amplio y que la determinación de su naturaleza, dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle en particular.De este tipo de gastos se mencionan. Honorarios, gastos de representación, de ejecutivos, de administración, pagos a abogados, etc. En relación con estos gastos es necesario llevar a cabo un análisis de los gastos efectuados en el pasado para que de igual modo se determinen las constantes y las variantes.Diferencias entre gastos de ventas y gastos de administración.Por departamento realizado, en gastos de ventas tenemos : comisiones, publicidad y en gastos de admón.. : pago a abogados

PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD Y PROMOCION

Es el conjunto de medios necesarios para despertar el interés de los consumidores en potencia y crear hábitos de compra a través de mensajes, de igual forma el impacto que produzca la presentación del producto beneficios que ofrezca el mismo , la calidad, etc.

La publicidad será más efectiva cuanto más individual específica y diferente sea. La publicidad es uno de los medios que se valen las comerciantes e industriales para hacer llegar sus productos al consumidor final en coordinación con los demás recursos con los que cuenta la empresa, con el objeto de aumentar sus ventas.

Para la elaboración del presupuesto de publicidad es necesario conocer la cantidad de dinero que se haya destinado con el fin de poder hacer las estimaciones de los objetivos a alcanzar y los medios para lograrlos.

La elaboración de este presupuesto se puede llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de cada empresa, entre los cuales se citan : el de porcentaje fijo sobre ventas, el esfuerzo publicitario de la competencia y los objetivos que se quieran alcanzar.

De los métodos anteriores el más lógico es el de los objetivos que consiste en :Hacer un análisis de la situación de la empresa en cuanto a recursos, producción, fuerza de ventas y de la potencialidad de mercado, siempre delimitados al tamaño de la campaña y los medios publicitarios y financiero, así como el beneficio que se piensa tener.

LEASING

En sentido amplio, el leasing es un contrato mediante el cual una parte entrega a la otra un activo para su uso y goce, a cambio de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento, el bien se restituye a su propietario o se transfiere al usuario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición que, generalmente, se pacta a su favor.

La denominación "leasing" es una palabra en inglés, que viene del verbo "to lease" que significa "tomar o dar en arrendamiento", pero que no recoge de manera suficiente la complejidad del contrato, al ser especial y diferente al simple arriendo; sin embargo, la legislación y doctrina mundial, incluida Colombia, lo ha nominado "leasing"

CADENA DE LEASING

CARACTERISTICAS DEL CONTRATO LEASING

1°- Es un contrato Bilateral; vale decir, hay obligaciones reciprocas entre las partes contratantes. Se entiende sinalagmático en el sentido de que las obligaciones generadas del mismo actúan las unas como causa de las otras.

2°- Es un contrato Consensual; para su perfeccionamiento basta la voluntad de las partes, y no se requiere solemnidad alguna. No obstante lo anterior, para fines probatorios, la mayoría de los contratos se hacen constar por escrito y en el caso de leasing inmobiliario, no es extraño que, además, se eleve a escritura pública.
No obstante, el artículo 4 del Decreto 1787 del 3 de junio de 2004 señala que los contratos de leasing habitacional destinado a vivienda familiar deben celebrarse por escrito.

3°- Es Oneroso; ambos contratantes persiguen con su celebración un beneficio económico, gravándose cada uno en beneficio del otro.

4°- Es Conmutativo, puesto que existe un equilibrio entre las prestaciones de las partes. Las ventajas que esperan derivar las partes del contrato pueden ser determinadas desde el mismo momento de celebración del contrato.

5°- Es de tracto sucesivo, porque las obligaciones de las partes se van cumpliendo periódicamente durante la vigencia del contrato. Las obligaciones de las partes se cumplen a cada instante, periódico y continuamente.
6°- Es un contrato de naturaleza mercantil, dado que se celebra entre comerciantes y sobre bienes susceptibles de producir renta. Inclusive, si el locatario es una persona natural no comerciante, la compañía de leasing como arrendadora siempre es una sociedad comercial, lo que hace incuestionable el que el contrato se rija por las disposiciones de la ley merc ntil.

LEASING FINANCIERO

Es un contrato en virtud del cual, una Compañía de Financiamiento Comercial, denominada LA LEASING, entrega a una persona natural o jurídica, denominada EL LOCATARIO, la tenencia de un activo que ha adquirido para el efecto y que éste último ha seleccionado para su uso y goce, a cambio del pago periódico de una suma de dinero (CANON) durante un plazo pactado y a cuyo vencimiento, el locatario tendrá derecho a adquirir el activo por el valor de la opción de adquisición.

ELEMENTOS ESENCIALES DEL LEASING FINANCIERO

1°- La entrega de un bien para su uso y goce.

2°- El establecimiento de un canon periódico, que lleva implícito el precio del derecho a ejercer una opción de adquisición.

3°- La existencia, en favor del locatario, de una opción de adquisición al terminarse el plazo pactado en el contrato, que podrá ejercer siempre y cuando cumpla con la totalidad de las prestaciones a su cargo.

LEASING OPERATIVO

Es un contrato en virtud del cual, una persona natural o jurídica, denominada LA ARRENDADORA, entrega a otra, llamada LA ARRENDATARIA, la tenencia de un bien para su uso y goce, a cambio del pago de un canon o renta periódica

LOS ELEMENTOS ESENCIALES DEL LEASING OPERATIVO

1° La entrega del bien.

2° El pago de un canon.

3° La aptitud del bien para producir renta.

DIFERENCIA ENTRE LEASING FINANCIERO Y OPERATIVO

La diferencia fundamental consiste en que en el leasing financiero siempre existe una opción de adquisición, pactada desde el inicio del contrato a favor del locatario, mientras que en el operativo sólo se presenta esta opción excepcionalmente, y de existir, es por el valor comercial del bien (Opción de compra a precio comercial).

En el leasing financiero, la vocación del bien es pasar al patrimonio del locatario, al paso que en el operativo es permanecer en poder del arrendador.

La opción de adquisición en un leasing financiero puede estar determinada en valor en el contrato, o ser determinable siempre y cuando claramente se indique como llegar a su determinación y dicha determinación guarde relación con el valor del bien en el momento en que se inicie el contrato.La potencial opción de compra en un leasing operativo, como se dijo, se realiza por el valor comercial del bien, entendido éste valor como aquel precio en el mercado de bienes de similares características al objeto del contrato, en un momento determinado y considerando el estado en que se encuentra.

DEFLACION

La deflación es la caída generalizada del nivel de precios de bienes y servicios en una economía. Es el movimiento contrario a la inflación.

Esta situación económica en que los precios disminuyen es producida por una falta de demanda, y es mucho más peligrosa y temida por los Gobiernos que la inflación.

La deflación puede desencadenar un círculo vicioso: Los comerciantes tienen que vender sus productos para cubrir al menos sus costos fijos (entendiendo que el precio ya no alcanza para pagar los costes variables), por lo que bajan los precios. Con precios bajando de forma generalizada, la demanda se disminuye más, porque los consumidores entienden que no merece la pena comprar si mañana todo será todavía más barato. En la inflación, sin embargo, ocurre todo lo contrario, dado que los consumidores prefieren comprar antes los bienes de larga duración, para anticiparse a subidas de precios.

MEDIDAS CONTRA LA DEFLACION

Para enfrentar la deflación se puede recurrir a la política monetaria y fiscal.

Política monetaria: Una de las formas de hacer frente a la deflación es disminuir el valor del dinero, para lo cual se debe colocar más dinero (Moneda) en circulación, complementado con la disminución de la tasa de interés, lo cual incentiva el crédito de consumo y de inversión, reactivando de esta forma la demanda.

Al disminuir la tasa de interés, ya no es rentable tener la plata en las entidades financieras, por lo que la gente preferirá invertirla o gastarla. Esta circunstancia puede ser aprovechada por los inversionistas para expandir sus empresas, algo que por las consecuencias de la deflación es difícil, pero que buscando nuevos mercados se puede llevar a cabo.

La política fiscal: supone un aumento del gasto público, una reducción de los impuestos y aumento de las transferencias. En el primer caso, se intenta suplir la ausencia de demanda del sector privado con la del sector público, quien a la vez se convierte en un generador importante de empleo, lo cual resulta muy atractivo, puesto que el desempleo es una de las causas directas de la deflación. En el segundo caso, la reducción de impuestos supone más dinero para gastar en manos privadas, y un incentivo al consumo, pero a la vez menor dinero en manos del estado, y si no tiene suficiente dinero, difícilmente podrá impulsar la demanda mediante el consumo publico, por lo que si se inclina por el primer caso también, deberá financiar el incremento del gasto publico con endeudamiento.

El incremento de las transferencias, es un intento por descentralizar el consumo público, puesto que las transferencias se realizan a las diferentes entidades descentralizadas domo los departamentos, municipios y distritos.

DEVALUACION

La devaluación es la reducción del valor nominal de una moneda corriente frente a otras monedas extranjeras.

La devaluación de una moneda puede tener muchas causas entre estas por una falta de demanda de la moneda local o una mayor demanda de la moneda extranjera. Lo anterior puede ocurrir por falta de confianza en la economía local, en su estabilidad, en la misma moneda, etc.

Así como las cosas tienen un valor, las monedas de los países (pesos, dólares, reales, libras esterlinas, etc.) también tienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendo de si éste aumenta o disminuye en comparación con otras monedas extranjeras, se denomina revaluación o devaluación respectivamente.

ORIGEN DE LA PARTIDA DOBLE

La partida doble tiene un origen en la peninsula italica a finales del siglo XV, oficialmente en el año de 1494, al momento de que fray Lucca Pacciolo publica su libro titulado "Todo acerca de la aritmética, geometria, proporciones y proporcionalidades".

No olvidemos que la teoría de la partida doble esta basada en la ley de la causalidad, (la cual menciona que "Toda causa tiene un efecto y que no hay efecto sin causa").

Es importante mencionar que la partida doble evoluciona de la partida simple. Es decir la partida doble como la conocemos hoy día fue diseñada por un matemático, y no por un comerciante o por un contable, quiza ese es el fundamento mayor que tienen algunos tratadistas para pensar que la contabilidad es ciencia y no técnica.

En conclusión la teoría de la partida doble que se desprende de una ley, se fundamenta en el comportamiento comercial, en el cual no hay un ingreso sin que exista una fuente de él, y no hay egreso sin que exista una aplicación del mismo. La teoría de la partida doble sienta las bases para pensar en la dualidad económica, mismo que con el paso del tiempo se convertiría en un principio de contabilidad, que a su vez evolucionan en las normas de información financiera.

APORTES PARAFISCALES

Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadores vinculados mediante Contrato de trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma:

* 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar)

* 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

* 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).